如何獲得一個穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)?
根據META Trend的研究:2004-2005年期間,ERP正式上線(即軟件進入實際應用階段)后組織將致力于所有權總成本、價值交付、可用性、持續(xù)性業(yè)務改進、以及目標對象擴展(例如:供應商關系管理、渠道管理)等問題;同時,ERP供應商將持續(xù)地為成熟的ERP客戶提供增強的后續(xù)維護服務;2004-2007年期間,ERP供應商將加倍努力地對中間市場進行滲透,并更加積極地與微軟以及其他小型ERP供應商進行市場競爭;到2007年,ERP供應商將全面采用Web服務,以支持企業(yè)間集成業(yè)務的發(fā)展。
圍繞ERP正式上線的時間問題一直存在多種不同的說法。通常來說,是以擬定的計劃項目結束日期為準,而并非以接受可交付使用的ERP產品的日期為準。因此,在對ERP穩(wěn)定性進行理解,首先應該對ERP正式上線的日期,以及相關的穩(wěn)定的ERP環(huán)境有清楚的認識。這對于IT人員來說是一個不容忽視的問題,尤其對采用ERP的企業(yè)家來說至關重要。
關于ERP正式上線時間的全球狀況
卓越應用程序中心(ACOE,application center of excellence)致力于為重要的組織機構提供穩(wěn)定的商業(yè)應用程序,尤其是為組織機構交付大型的ERP系統(tǒng)。
ACOE負責的全部商業(yè)應用涉及范圍廣泛,并且與當前的投資和業(yè)務密切相關。ACOE團隊的工作職能包括提供:桌面幫助(help desk)、配置、用戶化定制、測試、安全、培訓、文件編制、數據庫管理、網絡、以及操作問題等服務。目前來說,大多數客戶缺乏ACOE應用的相關管理經驗;因此,ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定性成為人們關注的焦點問題。明智的做法是將企業(yè)負責ERP正式上線團隊的工作委托給ACOE進行管理,從而確保許多重要領域和關鍵步驟都能夠得到周全的考慮。包括:
功能性(Functionality):企業(yè)所有者需要對被交付的應用有清晰的認識和了解。所有被要求的功能性都必須具備相應的證明文件,并且終端用戶必須通過嚴格的培訓計劃。同時,企業(yè)需要開展有重要股東參加的變動管理會議。確保該項應用不僅僅適用于業(yè)務流程,還能夠適用于報告和相關分析。此外,作為商業(yè)用戶還必須得到應用供應商提供的一定級別的擔保,即:保證交付的應用已經具備與其他業(yè)務系統(tǒng)集成的功能,并且數據倉庫能夠得到大規(guī)模數據傳輸的適當支持。截止目前,相信只有不超過20%的新型ERP系統(tǒng)交付的功能性具備真正意義上的透明度。
IT與LOB(line-of-business,業(yè)務線)的職能對比:這個問題主要圍繞項目正式上線后,企業(yè)的超級用戶將獲得哪些擴大的職能。在一種理想的環(huán)境里,一些商業(yè)用戶從事ERP系統(tǒng)的專職工作,同時他們還在報告/質詢方面,以及被視為持續(xù)性業(yè)務改進計劃一部份的新配置設計方面,積極地為其同事提供幫助。IT團隊主要負責應用程序的技術開發(fā)工作,確保其應用能夠執(zhí)行用戶化定制、管理測試等功能,并且能夠為桌面幫助提供支持。據估計,只有不超過50%的客戶對IT和LOB的職能劃分進行了明確界定。
技術支持(help desk):技術支持需要從其傳統(tǒng)職能中逐步得到進化和改善。為取得成功,其涉及的問題應以業(yè)務、IT人員、供應商為序進行優(yōu)先考慮。尤其值得注意的是,技術支持需要對分配給系統(tǒng)的新登錄ID進行妥善管理。
計劃/項目辦公室(Program/project offices):ERP項目正式上線之后,需要成立ERP計劃/項目辦公室或工作組,負責處理多方面的業(yè)務問題和IT問題。尤其要求計劃辦公室必須配備專業(yè)人員,負責處理由LOB衍生出的變更請求。由于人們普遍認為LOB工作人員富有太多的“創(chuàng)造性工作”,因此,計劃辦公室有必要對他們提出的所有配置請求進行謹慎審查,并最終決定是否批準其配置請求。
獲得一個穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)
如果上述列舉的體系結構大多數都適當并且可行(盡管這個假設不太可能),那么在6-8個月期間,企業(yè)將有望獲得一個穩(wěn)定的ERP環(huán)境。推動ERP穩(wěn)定性早日實現的諸多因素包括:
分散ERP工作組:逐步對ERP工作組進行分解精減的三種主要途徑分別是:
1)為新系統(tǒng)提供支持;2)恢復其成員先前的工作;3)致力于項目的第2階段工作。
顯然,在項目正式上線之后,大多數工作人員還將繼續(xù)從事新系統(tǒng)的服務支持,從而為創(chuàng)建一個穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)提供更有利的機會。當然,情況也并不總是這么樂觀。
技術支持文檔:預計項目正式上線后不久,就能夠實現每月對每個用戶進行兩次技術支持回訪。一旦穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)被創(chuàng)建完成,將實現每2-3個月只需對每個終端用戶進行一次回訪。作為供應商一方,需要提供基于主要技術支持文檔的相關統(tǒng)計(如:產業(yè)、物理位置數量、接口數量等等),并且確保文檔在IT與LOB人員之間存在相應的服務級協(xié)議。
管理變革:新的配置變革(如:勿需進行編碼的情況下對系統(tǒng)行為進行轉換)將引導大規(guī)模的管理變革。只要遵循下列規(guī)定步驟,新配置將不會影響系統(tǒng)的穩(wěn)定性。
在一臺測試機上執(zhí)行終端用戶的配置變更
詳細描述新配置并將其提交ERP管理委員會
一旦獲得ERP委員會批準,新配置方案即可運用到IT團隊中
IT工作人員完成對所有新配置進程的遠程管理
全球化的共享服務,以及全球化進程:業(yè)界關于LOBs所強調的巨大發(fā)展趨勢在于其獨特的工作方式,舉例來說:LOB在處理折扣問題上的方式是獨一無二的。越是有更多的公司能夠實現其全球化共享服務(如:應付帳款、采購),就會有越多的LOBs實現一次性的配置變革;同時,也促使ERP系統(tǒng)能夠越快的實現其穩(wěn)定性。
全球化:很顯然,公司存在很多的跨國經營業(yè)務,ERP出現不穩(wěn)定的可能性會越大。鑒于企業(yè)主可能習慣于在產品、發(fā)貨單、訂貨單等方面堅持采用本國語言,因此ERP項目正式上線后,在推行企業(yè)全球化進程中務必格外謹慎。
ERP系統(tǒng)的第二階段:計劃項目的下一個階段必須與第一階段保持相對獨立。同時,IT和LOB執(zhí)行者必須確保第一階段并未過度的消耗大量資源。
總結
如果能夠成功的創(chuàng)建一個卓越應用程序中心,并且最終用戶能夠對業(yè)務流程進行充分的認識和理解,那么在6-8個月期間,企業(yè)將有望實現一個穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)。越是能夠快速的實現ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定性,管理成本上可獲得的實際效益將能夠越快的得以實現。