我公司過去傳統(tǒng)的備件管理模式存在一些不足，主要有：
        1.統(tǒng)計工作準(zhǔn)確性差。由于設(shè)備備品配件供應(yīng)的品種、規(guī)模及數(shù)量急劇增加，數(shù)據(jù)處理、核對、匯總工作完全依靠手工處理來完成，既消耗人力物力，又浪費(fèi)時間，更重要的是影響統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性。
        2.備品配件出入庫量大，庫存占用資金多，存在一定的積壓。
        3. 信息不能相互傳遞或反饋周期過長，不可避免地產(chǎn)生需求信息扭曲、阻塞現(xiàn)象。
        4. 單據(jù)錄入源混淆，沒有在數(shù)據(jù)發(fā)生地錄入。
        5.原始單據(jù)有重復(fù)錄入、重復(fù)使用現(xiàn)象，很難保證數(shù)據(jù)的一致性。
       為此，我公司開發(fā)了一套備品配件管理軟件，旨在利用計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能，進(jìn)行市場動態(tài)分析，監(jiān)督合同執(zhí)行及庫存情況，達(dá)到降低庫存和控制采購成本的目標(biāo)。充分發(fā)揮和利用計算機(jī)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)覆蓋面廣，數(shù)據(jù)完整全面，分析處理速度快、質(zhì)量高的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)備品配件管理信息“反映現(xiàn)狀，反映全局，反映庫存”的要求。
        一、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)
        本軟件主要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)備品配件供應(yīng)的計劃、合同、訂貨、到貨、出庫、庫存和資金的動態(tài)管理。這些功能主要由計劃管理、合同管理、庫存管理、核算管理、信息查詢及系統(tǒng)管理六大功能模塊來實(shí)現(xiàn)。
        1. 計劃管理
        各車間備件計劃中備件分為一般備件和急件兩種。申報時，可以分別通過自動、手工查詢大小類碼或歷史記錄來確定備件計劃。隨時根據(jù)自行設(shè)定的時間段查看所需備件和本車間申報的歷史記錄。由于軟件提供了與Excel接口，可充分利用Excel與軟件相結(jié)合功能，很方便地進(jìn)行各種編輯與修改。對計劃、合同等各項操作嚴(yán)格遵守國家標(biāo)準(zhǔn)與馬鋼公司的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，例如嚴(yán)格遵守公司大小類碼命名規(guī)范。各車間只需選定一般備件和急件項的任一種，軟件將自動通過網(wǎng)絡(luò)送到不同的目的地。
        各車間申報計劃后，由公司計劃員制定計劃。在計劃制定與修改時，計劃員在Excel中收集上報計劃，根據(jù)儲備定額，查看各種備件的庫存情況，并查看某個備件的以往計劃，確定備件補(bǔ)充數(shù)量，對照以往計劃中同類備件的價格與質(zhì)量，為選擇合適廠商提供參考或以此為據(jù)編制標(biāo)書進(jìn)行招標(biāo)、比價采購，以達(dá)到降低采購成本，優(yōu)化采購質(zhì)量的目的。計劃員制定完計劃后，提交至科長、經(jīng)理處簽字審批，審批結(jié)束后發(fā)布計劃，計劃生效。各單位可查閱計劃，但不可再進(jìn)行修改。
        2.合同管理
        計劃發(fā)布或議標(biāo)比價后，采購員與廠商制訂合同，并可隨時查詢、修改、匯總、打印合同，在操作過程中，系統(tǒng)自動計算轉(zhuǎn)化合同金額，自動存盤。在合同制訂過程中，可隨時查閱以前訂過合同的價格、數(shù)量等。制訂合同時，軟件根據(jù)合同寫出相關(guān)的約定項，調(diào)出雙方歷史資料如銀行賬號。制訂完成的合同，提交至科長、經(jīng)理處審批。審批后的合同方可生效。
        3. 庫存管理
        庫存操作包括入庫、出庫和盤庫。當(dāng)入庫信息進(jìn)入入庫檔案時，庫存檔案便得到更新。當(dāng)輸入出庫信息后，根據(jù)庫存檔案，對出庫信息進(jìn)行校驗，寫出入檔案，同時更新庫存?？傊?，隨時記錄，瞬時刷新，可分多種方式查詢出入庫情況。本軟件巧妙地解決了一般計劃、急件、廠商、付款、合同、入庫、賬面庫存與實(shí)際庫存之間相互關(guān)系，各功能塊既可獨(dú)立操作，亦可相互聯(lián)系，將多用戶操作功能發(fā)揮得淋漓盡致。
        4.核算管理
        本軟件系統(tǒng)可按訂貨合同與到貨情況，在任意時間內(nèi)反映資金狀況，統(tǒng)計任意時間段的付款情況，已付金額和未付金額，以及檢查發(fā)票情況，在計算機(jī)上進(jìn)行入庫核銷，出庫下賬，財務(wù)核算，根據(jù)訂貨合同付款，隨時查詢各單位備品配件費(fèi)用支出和合同付款情況。
        5.系統(tǒng)管理
        系統(tǒng)管理主要是編碼維護(hù)與用戶管理。編碼維護(hù)包括備品配件編碼、合格分承包商編碼、科室車間編碼、專業(yè)代號編碼，及其它各類編碼的維護(hù)、查詢、打印。用戶管理則指增加、刪除用戶，用戶信息維護(hù)，用戶權(quán)限設(shè)置等。
        該系統(tǒng)通過對用戶登錄身份的確認(rèn)，使操作者獲得自己的操作權(quán)限，從而實(shí)現(xiàn)不同操作用戶有不同權(quán)限，相對獨(dú)立、互不干涉。各用戶的密碼由自己掌握，可隨時更改自己的密碼。各操作者對自己的所有操作與權(quán)限負(fù)責(zé)，系統(tǒng)管理員對所有的操作負(fù)責(zé)，這樣有效地使企業(yè)各種資料的保密性增加，有利于加強(qiáng)管理，同時，各人的操作亦相互聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享。
        6.查詢功能
        整個系統(tǒng)中的各個查詢模塊如：單個計劃與總計劃查詢、合同查詢、入庫查詢、庫存查詢、出庫查詢、到貨查詢、匯款查詢、查看申報歷史記錄等均采用組合查詢與模糊查詢相結(jié)合方式，可以根據(jù)數(shù)據(jù)表中的所有內(nèi)容，任意組合進(jìn)行查詢，其中對每一項內(nèi)容也可模糊查找。查詢時輸入關(guān)鍵字，可以是模糊字或全名。模糊字即帶有符號“*”的字。例如：備件名稱可輸入“彈*”，將顯示所有以“彈”開頭的備件名，如：彈簧、彈性線圈等。全名為文件名全稱，如“彈簧”，僅顯示彈簧備件，對查詢的內(nèi)容除可屏幕瀏覽外，還可以打印輸出。
        合格分承包商的查詢是單擊主控窗口的廠商命令鈕，進(jìn)入廠商操作窗口。在廠商操作窗口中，可以增加、刪除、修改廠商，也可對廠商所訂的備件進(jìn)行增加與刪除。在廠商操作窗口中，可以顯示符合查詢的所有廠商、選定廠商的詳細(xì)資料及廠商提供的各類備件。在廠商操作中可隨時查看廠商的檔案資料，供貨情況等。
        本軟件還具有冗余功能，可對以前不同廠商提供的產(chǎn)品價格與質(zhì)量，繪制趨勢圖，使各類備件價格高低、質(zhì)量好壞清清楚楚。軟件還提供了與internet接口，收集了相關(guān)網(wǎng)站的網(wǎng)址與搜索引擎，為及時了解一些相應(yīng)的產(chǎn)品價格、質(zhì)量提供了在線參考。
        二、系統(tǒng)主要特點(diǎn)
        本軟件主要使用VB、VBX、VC++、SQLSERVER四種編程語言或工具混編而成，采用TCP/CP協(xié)議交換傳輸數(shù)據(jù)，可在win9x、win2000、winXP操作平臺下運(yùn)行。各種語言與工具揚(yáng)長補(bǔ)短，有效地加快了網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)速度，方便了操作。同時杜絕了磁盤數(shù)據(jù)拷貝、網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)傳輸病毒的感染，有利于保障企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的安全運(yùn)行。其主要特點(diǎn)如下：
        1.實(shí)時、動態(tài)。本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對價格和庫存動態(tài)實(shí)時管理，可根據(jù)輸入各種數(shù)據(jù)，實(shí)時地更新庫存和備品配件價格，能滿足各種動態(tài)管理的需要。
        2.實(shí)用性、可擴(kuò)充性較強(qiáng)。由于本系統(tǒng)是對備品配件工作非常熟悉的本部門技術(shù)人員自行開發(fā)的，所以它具備了高度的實(shí)用性和良好的可擴(kuò)充性，在功能上基本貫穿了物資管理的全過程，實(shí)現(xiàn)了物資管理工作的主要功能。本系統(tǒng)還預(yù)留了多種功能接口，具備良好的擴(kuò)充性。
        3.強(qiáng)大的報表功能。物資管理中的各種報表既多又復(fù)雜，本系統(tǒng)不但可按事先設(shè)定及時自動生成各種固定報表，還對各種查詢結(jié)果提供相應(yīng)打印功能。
        4.簡易明了的操作界面?？蛻魴C(jī)端操作界面做到簡易明了，各種功能一目了然，操作人員并不需要經(jīng)過特殊訓(xùn)練就可以適應(yīng)。在各種數(shù)據(jù)輸入界面中盡量做到不輸入和零漢字輸入，同時盡可能地設(shè)有校驗功能，以降低出錯率。
        三、使用效果
        實(shí)踐證明管理出效益，本套軟件給企業(yè)帶來了顯著經(jīng)濟(jì)效益。
        1.庫存降低。運(yùn)用該系統(tǒng)后，通過加強(qiáng)計劃管理、定額管理，充分利用庫存，統(tǒng)一調(diào)配，合理儲備，庫存由原來的880萬元下降到目前的550萬元左右，庫存周轉(zhuǎn)率提高。
        2.優(yōu)化采購。公司備品配件管理，高度專業(yè)化、規(guī)范化、制度化、集中化，能全面完整地收集、積累、分析數(shù)據(jù)，及時傳遞多項信息，增加管理透明度。采購人員能集中精力進(jìn)行價值分析、貨比三家，研究談判策略，使在采購時間縮短的同時節(jié)省了采購費(fèi)用。
        3.保證了生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)行。設(shè)備故障率逐年降低，生產(chǎn)運(yùn)行良好，由于庫存費(fèi)用下降，采購費(fèi)用節(jié)省，大大降低了生產(chǎn)成本。
        4.管理水平提高。由手工操作變?yōu)橛嬎銠C(jī)操作，甩掉了賬本，改變了多年沿襲下來的手工制單、制表，減輕勞動強(qiáng)度，減少重復(fù)工作。增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的權(quán)威性、合理性、準(zhǔn)確性、及時性，大幅度地提高了工作效率和工作質(zhì)量。